به طور کلی انجام هر فرایند که به صورت فیزیکی انجام می شود را از طریق سیستم های رایانه انجام شود را اتوماسیون می گویند .
در هر سازمان یا شرکت مدیران به دنبال ایجاد نظم و استفاده بهینه از زمان و انرژی کارمندان مجموعه خود را دارند که ضمن کاهش نیاز به اضافه کردن کارمند ، کارها و فرآیند های سازمانی در سریع ترین زمان ممکن انجام شود .
اتوماسیون با توجه به وظیفه سنگین و وسیع خود دارای بخش ها و ماژول های مختلفی هستند ، که با توجه به گستره فعالیت هر مجموعه قابل انتخاب و به کارگیری هستند.
اصلی ترین بخش هایی که لازمه هر اتوماسیون اداری است شامل
این بخش ها هسته اصلی و بخش اساسی این سیستم است . در این بخش عملیات های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.
برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد. یکی از بخش‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.
با گذشت زمان و افزایش تعداد مستندات اداری ، نیاز به آرشیو آن ها احساس می شود . در گذشته و به صورت فیزیکی بخش از هر سازمان برای آرشیو این مستندات مورد استفاده قرار می گرفت که علاوه بر اشغال فضای زیاد و نیاز به استخدام نیرویی برای این امر مشکلات دیگری همچون گم شدن مستندات ، از بین رفتن اسناد بر اثر فرسایش ، رطوبت و... را با خود داشت .ولی در سیستم اتوماسیون اداری آرشیو مستندات به صورت الکترونیک در فضای ابری ذخیره می شوند که هیچ کدام از مشکلات نگهداری فیزیکی قدیم را ندارند .
